26/11/2018
Når en medarbejder fratræder sin stilling, er der en række praktiske forhold, der skal håndteres korrekt. Et af de vigtige områder er udbetalingen af feriepenge, herunder det såkaldte ferietillæg. Med den nye ferielov, der introducerede samtidighedsferie, er der kommet nye regler for, hvordan ferietillægget skal håndteres, især ved fratrædelse. Denne artikel giver dig en grundig gennemgang af, hvordan du skal forholde dig til ferietillægget, når en medarbejder stopper i din virksomhed.
Hvornår skal ferietillægget udbetales ved fratrædelse?
Spørgsmålet om udbetalingstidspunktet for ferietillægget er centralt, når en medarbejder forlader virksomheden. Det er vigtigt at skelne mellem situationer, hvor medarbejderen har afholdt ferie og situationer, hvor ferien ikke er afholdt inden fratrædelsen.
Udbetaling af ferietillæg for ikke-afholdt ferie
Hvis en medarbejder fratræder og har optjent feriedage, som endnu ikke er afholdt, skal du som arbejdsgiver afregne og udbetale disse feriedage. Beløbet skal mindst svare til 12,5% af den ferieberettigede løn, og dette inkluderer ferietillægget på 1%. Udbetalingen skal ske senest på medarbejderens sidste arbejdsdag.
Det betyder, at når du beregner den endelige løn og feriepengeafregning for den fratrådte medarbejder, skal du sørge for at inkludere værdien af de ikke-afholdte feriedage samt det tilhørende ferietillæg. Dette sikrer, at medarbejderen får den fulde kompensation for sin optjente ferie.
Udbetaling af ferietillæg for afholdt ferie
Situationen er lidt anderledes, hvis medarbejderen har afholdt ferie, men endnu ikke har modtaget ferietillægget for denne ferie. I så fald skal ferietillægget for de afholdte feriedage udbetales ved fratrædelsen. Dette gælder, selvom din virksomhed normalt udbetaler ferietillægget på faste tidspunkter, for eksempel i maj og august måned.
Logikken bag dette er, at ferietillægget er en integreret del af medarbejderens feriekompensation. Når ferien er afholdt, har medarbejderen ret til at modtage tillægget. Ved fratrædelse skal alle økonomiske mellemværender afsluttes, og derfor skal også ferietillægget for allerede afholdt ferie udbetales.
Den nye ferielov og ferietillægget
Den nye ferielov, som trådte i kraft den 1. september 2020, introducerede samtidighedsferie. Dette betyder, at medarbejdere optjener og afholder ferie i samme periode. Loven har også haft indflydelse på, hvordan ferietillægget håndteres.
Før den nye ferielov var det almindeligt at udbetale hele ferietillægget én gang om året, typisk i maj måned. Dette var baseret på den forventede løn i hele ferieåret, som løb fra 1. september til 31. august. Med samtidighedsferien er det blevet mere relevant at sikre, at ferietillægget er til rådighed, når medarbejderen faktisk holder ferie.
Muligheder for udbetaling af ferietillæg under ansættelse
Selvom denne artikel primært handler om fratrædelse, er det nyttigt at forstå de generelle udbetalingsmuligheder for ferietillægget under ansættelse, da dette kan have betydning for håndteringen ved fratrædelse.
Ifølge den nye ferielov har virksomheder grundlæggende to muligheder for udbetaling af ferietillæg til ansatte:
- Udbetaling to gange årligt: Virksomheden kan vælge at udbetale ferietillægget to gange om året. Den første udbetaling sker typisk med maj-lønnen og dækker ferietillægget for de første ni måneder af ferieåret (1. september til 31. maj). Den anden udbetaling sker med august-lønnen og dækker de resterende tre måneder (1. juni til 31. august).
- Udbetaling ved ferieafholdelse: Virksomheden kan også vælge at udbetale ferietillægget i takt med, at medarbejderen afholder ferie. Hvis en medarbejder for eksempel har optjent to ugers ferie og holder én uges ferie, udbetales halvdelen af det optjente ferietillæg i forbindelse med lønnen for den periode, hvor ferien afholdes.
Valget mellem disse to metoder afhænger af virksomhedens administrative praksis og ønsker. Uanset hvilken metode der vælges, er det afgørende at sikre korrekt udbetaling af ferietillægget, også ved medarbejderes fratrædelse.
Eksempel på beregning ved fratrædelse
Lad os se på et eksempel for at illustrere beregningen af feriepenge og ferietillæg ved fratrædelse:
Forestil dig en medarbejder, der fratræder den 30. juni. Medarbejderen har en månedsløn på 30.000 kr. og har i ferieåret (1. september til 30. juni) optjent 20 feriedage. Medarbejderen har afholdt 5 feriedage og har derfor 15 ikke-afholdte feriedage ved fratrædelsen.
For at beregne feriepengene for de ikke-afholdte feriedage skal vi først beregne den ferieberettigede løn i perioden. Lad os antage, at den ferieberettigede løn i de 10 måneder er 300.000 kr. (10 måneder x 30.000 kr.).
Feriepenge for ikke-afholdt ferie beregnes som 12,5% af den ferieberettigede løn:
Feriepenge = 12,5% af 300.000 kr. = 37.500 kr.
Dette beløb dækker både feriegodtgørelsen (11,5%) og ferietillægget (1%). Ved fratrædelse skal medarbejderen altså modtage minimum 37.500 kr. for de 15 ikke-afholdte feriedage.
Hvis medarbejderen derudover har afholdt 5 feriedage i perioden, og ferietillægget for disse dage ikke allerede er udbetalt, skal dette også udbetales ved fratrædelsen. Ferietillægget udgør 1% af den ferieberettigede løn, så i dette eksempel vil det være 1% af 300.000 kr. = 3.000 kr. for hele ferieåret. For 5 afholdte feriedage (ud af 20 optjente) skal der udbetales en forholdsmæssig del af ferietillægget, som er (5/20) * 3.000 kr. = 750 kr.
I dette eksempel skal medarbejderen altså modtage 37.500 kr. for ikke-afholdt ferie og 750 kr. i ferietillæg for afholdt ferie ved fratrædelsen.
Vær opmærksom på detaljerne
Det er vigtigt at være omhyggelig og korrekt i beregningen og udbetalingen af feriepenge og ferietillæg ved fratrædelse. Fejl kan føre til utilfredshed hos medarbejderen og i værste fald juridiske problemer.
Sørg for at have klare procedurer for håndtering af fratrædelser og ferieafregning. Det kan også være en god idé at bruge et lønsystem, der automatiserer beregningerne og sikrer korrekt udbetaling. Nogle systemer, som for eksempel Danløn, gør det nemt at håndtere udbetaling af ferietillæg, uanset om det sker løbende eller ved fratrædelse.
Ofte stillede spørgsmål (FAQ) om ferietillæg ved fratrædelse
- Spørgsmål: Skal jeg udbetale ferietillæg, selvom jeg normalt udbetaler det i maj og august?
- Svar: Ja, ved fratrædelse skal du udbetale ferietillæg for afholdt ferie, selvom det falder uden for de normale udbetalingstidspunkter.
- Spørgsmål: Hvad sker der med ferietillægget for ikke-afholdt ferie?
- Svar: Ferietillægget er inkluderet i de 12,5%, der udbetales for ikke-afholdt ferie. Du skal ikke beregne det særskilt.
- Spørgsmål: Skal ferietillægget udbetales på medarbejderens sidste arbejdsdag?
- Svar: Ja, udbetalingen af feriepenge, inklusiv ferietillæg for ikke-afholdt ferie, skal ske senest på medarbejderens sidste arbejdsdag.
- Spørgsmål: Hvad hvis medarbejderen har holdt ferie på forskud?
- Svar: Hvis medarbejderen har holdt ferie på forskud og fratræder, inden den ferie er optjent, kan virksomheden i visse tilfælde modregne den for meget udbetalte løn i medarbejderens sidste løn. Dette gælder også det tilhørende ferietillæg.
Konklusion
Håndteringen af ferietillæg ved fratrædelse er et vigtigt aspekt af korrekt lønadministration. Ved at forstå reglerne i den nye ferielov og sikre korrekte beregninger og udbetalinger, kan du undgå fejl og sikre en god afslutning på ansættelsesforholdet for både virksomhed og medarbejder. Husk altid at være opdateret på den gældende lovgivning og søg eventuelt rådgivning, hvis du er i tvivl om specifikke situationer.