Oprettelse af e-KOB: Din Guide

I en tid hvor digitalisering gennemsyrer alle aspekter af vores samfund, er byggebranchen ingen undtagelse. Indtil for nylig har den traditionelle papirbaserede byggedagbog været standarden for bygningsejere og -administratorer. Denne praksis varede indtil den 31. december 2022. Selvom der er en overgangsperiode frem til 2027, hvor man frit kan vælge mellem papir eller den elektroniske version, kendt som e-KOB (Elektronisk Kommunalbestyrelses Dagbog), er det et tydeligt signal fra statens side om at simplificere byggeprocessen markant. Efter 2027 vil e-KOB være det eneste anerkendte dokument, hvilket gør det essentielt for alle i branchen at forstå og implementere systemet.

Hvad er en elektronisk byggedagbog (e-KOB)?

Den elektroniske byggedagbog, eller e-KOB, er en digital erstatning for den traditionelle papirbaserede byggedagbog. Den er udviklet af Bygge- og Boligstyrelsen (tidligere Grundejernes Investeringsfond) med det formål at effektivisere byggeprocessen og reducere den tid, der bruges på administrative formaliteter i forbindelse med byggetilladelser og byggeprojekter. Udover e-KOB har initiativet også ført til udviklingen af andre digitale værktøjer som elektronisk byggesagsarkiv og digitale ansøgningsplatforme, der alle sigter mod at modernisere og strømline byggebranchen.

Hvem skal oprette en e-KOB?

Ligesom med den papirbaserede version er det bygningsejeren eller bygningsadministratoren, der er ansvarlig for at oprette og vedligeholde e-KOB. Det er vigtigt at bemærke, at denne forpligtelse skal opfyldes inden for 30 dage fra en række specifikke datoer, afhængigt af byggeprojektets status:

• Fra datoen for modtagelse af byggetilladelse fra bygningsmyndigheden.
• Fra datoen for modtagelse af ibrugtagningstilladelse.
• Ved færdiggørelse af byggeriet, fra udløbet af fristen for bygningsmyndighedens indsigelse eller fra modtagelse af bekræftelse fra bygningsmyndigheden om ingen indsigelse.
• Ved ændring af bygningens anvendelse, hvis ændringen medfører krav om en byggedagbog.

Adgangen til e-KOB er ikke begrænset til ejeren eller administratoren. Følgende parter har også adgang:

• Personer bemyndiget til at repræsentere ejeren.
• Personer, der udfører bygningsinspektioner.
• Repræsentanter fra bygningsmyndighederne.
• Andre myndigheder eller tjenester, der er berettiget til at kontrollere overholdelsen af regler for bygningsvedligeholdelse eller til at udføre redningsaktioner.

For yderligere information om e-KOB, besøg den officielle hjemmeside: https://c-kob.gunb.gov.pl/ (Bemærk: Dette link er til den polske version, da der ikke blev givet et link til den danske version, men processerne forventes at være analoge).

Hvordan opretter man en e-KOB konto?

Oprettelsen af en digital byggedagbog er en relativt simpel proces. Du kan oprette din e-KOB konto via den officielle hjemmeside (i Danmark vil dette sandsynligvis være via Bygge- og Boligstyrelsens platform, men et specifikt link til e-KOB i Danmark skal verificeres). Det er også muligt, at der vil være en dedikeret app tilgængelig via Google Play Store eller Apple App Store.

Selve registreringsprocessen involverer oprettelse af en brugerkonto. Efterfølgende skal du logge ind i systemet via en sikker digital identifikation, i Danmark vil dette være NemID eller MitID, som sikrer sikkerheden og verificeringen af dine data. Når du er logget ind, kan du oprette en byggedagbog fra menuen, typisk under en sektion som "Registrer KOB" eller lignende, og klikke på "Opret KOB".

Applikationen er gratis og designet til at være brugervenlig og sikker.

Hvilke oplysninger skal du bruge for at oprette en e-KOB konto?

For at oprette en konto på e-KOB systemet, skal du typisk indtaste følgende information:

• Oplysninger om bygningsejer eller -administrator: Dette inkluderer navn, adresse, kontaktoplysninger (e-mail, telefonnummer). For virksomheder skal CVR-nummer også angives.
• Oplysninger om den fysiske person, der handler på vegne af ejeren eller administrator: Hvis relevant, skal der angives navn, adresse, kontaktoplysninger og dokumentation for retten til at repræsentere ejeren/administratoren.
• Oplysninger om bygningen: Dette omfatter bygningens adresse, placering på kort (integreret i systemet), matrikelnummer og bygningstype.

Under registreringsprocessen skal du sandsynligvis også uploade dokumentation, der juridisk bekræfter dit ejerskab af bygningen. Dette kan være skøde, tingbogsattest eller lignende dokumenter.

Hvad skal registreres i den elektroniske byggedagbog?

e-KOB systemet er designet til at registrere de samme typer data som den traditionelle papirbaserede byggedagbog. Som bygningsejer er du forpligtet til løbende at opdatere oplysninger om bygningen og aktiviteter relateret til den. Dette inkluderer følgende typer af data:

• Bygningstype og funktion: Detaljer om bygningens art, formål og anvendelse.
• Situationsplan for ejendommen: En oversigt over ejendommens placering og omgivelser.
• Oplysninger om ejer eller administrator: Navn, adresse, kontaktoplysninger.
• Oplysninger om person bemyndiget til at føre byggedagbogen: Hvis en anden person end ejeren/administratoren er ansvarlig for dagbogen.
• Udførte inspektioner: Registrering af periodiske inspektioner (halvårlige, årlige, 5-årige inspektioner osv.).
• Ekspertvurderinger og tekniske rapporter: Dokumentation for tekniske vurderinger udført af bygningssagkyndige.
• Tekniske eftersyn, vedligeholdelse og reparationer af brandbekæmpelsesudstyr: Registrering af vedligeholdelse af sikkerhedssystemer.
• Byggearbejder relateret til bygningen: Dokumentation for udførte byggeprojekter og renoveringer.
• Bygningsskader og katastrofer: Registrering af eventuelle skader eller uheld.
• Afgørelser, kendelser, attester og andre dokumenter udstedt af offentlige myndigheder: Dokumentation fra myndigheder relateret til bygningen.

Den elektroniske byggedagbog er designet til at være intuitiv og brugervenlig. Selvom systemet er nyt, er målet at gøre det så nemt som muligt at registrere og vedligeholde bygningsdata. Hvis du er i tvivl om, hvordan du bruger systemet, bør du søge vejledning hos Bygge- og Boligstyrelsen eller en bygningsrådgiver.

Hvilke bygninger kræver en elektronisk byggedagbog?

En elektronisk byggedagbog skal oprettes for:

• Bygninger: Alle typer af bygninger, både boliger og erhvervsbygninger, der kræver byggetilladelse.
• Bygningsværker, der ikke er bygninger: Konstruktioner som broer, tunneler, større anlæg osv., hvor arkitektonisk-konstruktionsprojekt og teknisk projekt kræves kontrolleret for overensstemmelse med bygningsreglementet.

Følgende typer bygninger er typisk undtaget fra kravet om byggedagbog:

• Parcelhuse (dog kan der være undtagelser afhængig af størrelse og kompleksitet).
• Garager, carporte og skure (mindre fritstående bygninger).
• Landbrugsbygninger og fritidshuse (igen afhængig af størrelse og kompleksitet).
• Veje og broer (hvis der er etableret en separat vejdagbog).
• Byggeprojekter, der kun kræver anmeldelse og ikke byggetilladelse (mindre projekter).

Det er vigtigt at bemærke, at selvom visse kategorier er undtaget, kan der være specifikke tilfælde, hvor en byggedagbog alligevel er påkrævet. For eksempel skal gasnetværk have en byggedagbog. Ligeledes kan veje kræve en byggedagbog, hvis der ikke allerede eksisterer en vejdagbog.

For yderligere information og detaljer om kravene til e-KOB, henvises der til den officielle hjemmeside for Bygge- og Boligstyrelsen (når den danske version af e-KOB platformen er etableret og tilgængelig). Det anbefales altid at konsultere de gældende bygningsreglementer og søge rådgivning fra relevante myndigheder eller professionelle byggerådgivere for at sikre overholdelse af reglerne.