Kost og logi satser 2023: Din komplette guide

Står du over for en forretningsrejse i 2023 og er i tvivl om reglerne for kost og logi? Eller måske er du selvstændig og ønsker at optimere dine fradrag? Uanset din situation, er det vigtigt at have styr på de gældende satser for rejsefradrag og skattefri rejsegodtgørelse. Denne artikel giver dig en dybdegående forståelse af de nyeste satser for 2023, så du kan være sikker på, at du får det, du er berettiget til.

Hvad er kost og logi og rejsefradrag?

Når man er på forretningsrejse, pådrager man sig ofte udgifter til kost og logi. For at kompensere for disse udgifter, tilbyder det danske skattesystem to primære mekanismer:

• Skattefri rejsegodtgørelse (diæter): En skattefri udbetaling fra arbejdsgiveren til dækning af rejseudgifter.
• Rejsefradrag: Et fradrag i skat for rejseudgifter, hvis arbejdsgiveren ikke dækker dem skattefrit.

Disse mekanismer er designet til at sikre, at du ikke beskattes af de udgifter, du har i forbindelse med dit arbejde, når du er væk fra din sædvanlige arbejdsplads.

De nye satser for 2023 – Kost og Logi

For 2023 er satserne for kost og logi blevet justeret. Her er de præcise beløb, du skal være opmærksom på:

Som du kan se, er der en stigning i satserne fra 2022 til 2023, hvilket afspejler de generelle prisstigninger i samfundet. Det er vigtigt at bruge de korrekte satser for det år, rejsen finder sted, for at sikre korrekt beregning af godtgørelse eller fradrag.

Hvornår er du berettiget til rejsegodtgørelse eller rejsefradrag?

For at være berettiget til rejsegodtgørelse eller rejsefradrag, skal visse betingelser være opfyldt. De primære betingelser er:

• Rejsens varighed: Rejsen skal vare mindst 24 timer og inkludere en overnatning uden for hjemmet. Éndagsrejser berettiger som udgangspunkt ikke til diæter, men faktiske udgifter kan stadig fradrages.
• Midlertidigt arbejdssted: Rejsen skal være til et midlertidigt arbejdssted. Dette betyder et sted, der ikke er din sædvanlige arbejdsplads. Det kan være messer, konferencer, kundebesøg eller arbejde på en anden lokation.
• Afstand til hjemmet: Afstanden til dit hjem er også relevant. Hvis du kan vende hjem og overnatte, uden at det er urimeligt besværligt (f.eks. med bil, bus eller tog), betragtes det skattemæssigt ikke som en rejse i diætmæssig forstand.

Skattefri rejsegodtgørelse fra arbejdsgiveren

Arbejdsgivere har mulighed for at udbetale skattefri rejsegodtgørelse til deres medarbejdere, når betingelserne er opfyldt. Dette er en praktisk måde for arbejdsgiveren at dække medarbejderens rejseudgifter uden at medarbejderen skal beskattes af beløbet.

Hvis din arbejdsgiver udbetaler godtgørelsen skattefrit, er det vigtigt at sikre, at alle regler overholdes. Arbejdsgiveren skal typisk dokumentere rejsens formål, varighed og destination.

Rejsefradrag for lønmodtagere og selvstændige

Hvis din arbejdsgiver ikke udbetaler skattefri rejsegodtgørelse, eller hvis du er selvstændig, kan du i stedet foretage rejsefradrag i din personlige indkomst. Fradraget beregnes på baggrund af de samme satser for kost og logi som den skattefri godtgørelse.

Selvstændige har også mulighed for at vælge mellem diæter (rejsegodtgørelse) eller fradrag for faktiske udgifter. Valget afhænger ofte af, hvad der er mest fordelagtigt i den enkelte situation. Diæter er enklere administrativt, da de ikke kræver dokumentation for de faktiske udgifter til kost og logi, mens fradrag for faktiske udgifter kan være mere fordelagtigt, hvis de reelle udgifter overstiger satserne for diæter.

25% godtgørelse/fradrag for småfornødenheder

Ud over satserne for kost og logi, er der også en regel om småfornødenheder. Hvis arbejdsgiveren betaler dine kostudgifter efter regning (altså direkte eller refunderer dine faktiske udgifter til mad), kan arbejdsgiveren stadig udbetale et skattefrit beløb til dækning af småfornødenheder. Dette beløb kan udgøre op til 25% af kostsatsen.

Tilsvarende kan lønmodtagere tage fradrag for 25% af kostsatsen, hvis arbejdsgiveren ikke dækker dette skattefrit. Det er vigtigt at bemærke, at selvstændige ikke kan anvende denne regel om 25% fradrag for småfornødenheder, selvom de fratrækker de faktiske udgifter til rejsen.

Beløbsgrænser for rejsefradrag

Der er en øvre grænse for, hvor meget du kan fradrage i rejseudgifter pr. år. For 2023 er det maksimale fradrag 30.500 kr. årligt. For 2022 var grænsen 29.600 kr. årligt. Denne grænse gælder for det samlede rejsefradrag i løbet af et kalenderår.

For selvstændige gælder der tilsvarende loft for de samlede diæter. For 2025 er loftet 32.800 kr. og for 2024 er det 31.600 kr. Det er vigtigt at være opmærksom på disse lofter, især hvis du rejser meget i forbindelse med dit arbejde.

Diæter vs. Faktiske udgifter – Hvad skal du vælge?

Som selvstændig har du valget mellem at bruge diæter eller fradrage de faktiske udgifter til kost og logi. Hvad er bedst for dig?

Valget afhænger af din situation og dine rejseudgifter. Hvis dine rejseudgifter typisk er lavere end satserne for diæter, er diæter ofte den mest simple og fordelagtige løsning. Hvis dine udgifter er højere, kan det være værd at overveje fradrag for faktiske udgifter.

Fradrag ved fri kost

Hvis dit hotelophold eller arrangement inkluderer måltider (fri kost), skal kostgodtgørelsen nedsættes. Nedsættelsen sker for hvert måltid, du ikke selv skal betale:

• Fri kost (alle måltider): Kostgodtgørelsen nedsættes med 75%.
• Fri morgenmad: Kostgodtgørelsen nedsættes med 15%.
• Fri frokost: Kostgodtgørelsen nedsættes med 30%.
• Fri aftensmad: Kostgodtgørelsen nedsættes med 30%.

Ved fri kost er der stadig 25% af diæten tilbage til dækning af småfornødenheder.

Bogføring af rejseudgifter – Diæter

Hvis du vælger at bruge diæter, er det vigtigt at bogføre dem korrekt. Du skal lave et samlet bilag, der indeholder:

• Formålet med rejsen
• Destinationen
• Rejsens start- og sluttidspunkt
• De anvendte satser
• Det beregnede beløb

Diæterne indtastes typisk som en udgift i regnskabet under kategorien Rejseudgifter eller Salgsfremmende udgifter. Husk at vælge Uden moms, da diæter ikke er momspligtige.

Bogføring af rejseudgifter – Faktiske udgifter

Hvis du vælger at fradrage de faktiske udgifter, skal du bogføre hver enkelt udgift med kvittering. Udgifterne bogføres typisk under kategorien Repræsentation, diverse eller Salgsfremmende udgifter.

Momsreglerne for bespisning og hotel kan være komplekse. I Danmark er der:

• 100% momsfradrag på hotelovernatning.
• 25% momsfradrag på restaurantbesøg eller morgenmad på hotellet.

Ved rejser til udlandet skal du være opmærksom på udenlandsk moms. Som udgangspunkt er der ikke fradrag for udenlandsk moms, men du kan i visse tilfælde søge om momsrefusion.

Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ)

Hvad er forskellen på rejsegodtgørelse og rejsefradrag?

Rejsegodtgørelse er en skattefri udbetaling fra arbejdsgiveren, mens rejsefradrag er et fradrag i din skat, hvis arbejdsgiveren ikke dækker udgifterne skattefrit.

Gælder satserne for 2023 også i 2024?

Nej, satserne justeres typisk årligt. For 2024 og 2025 er der fastsat nye satser, som du kan finde på SKATs hjemmeside.

Kan jeg få rejsegodtgørelse for en endagsrejse?

Som udgangspunkt ikke. Rejsegodtgørelse kræver en rejse på mindst 24 timer med overnatning. Dog kan faktiske udgifter fradrages ved endagsrejser.

Hvad gør jeg, hvis mine faktiske udgifter er højere end diætsatserne?

Hvis du er selvstændig, kan du vælge at fradrage de faktiske udgifter i stedet for at bruge diæter. Som lønmodtager skal du aftale dette med din arbejdsgiver.

Hvordan bogfører jeg rejseudgifter korrekt?

Bogføringen afhænger af, om du bruger diæter eller faktiske udgifter. Ved diæter laves et samlet bilag, mens faktiske udgifter bogføres individuelt med kvitteringer. Vær opmærksom på momsreglerne.

Konklusion

At forstå reglerne for kost og logi satser, rejsefradrag og skattefri rejsegodtgørelse er essentielt for både lønmodtagere og selvstændige i Danmark. Med de opdaterede satser for 2023 er det nu vigtigere end nogensinde at være velinformeret og sikre korrekt håndtering af rejseudgifter. Uanset om du vælger diæter eller fradrag for faktiske udgifter, er det afgørende at overholde reglerne for at optimere din økonomiske situation og undgå skattemæssige overraskelser. Husk altid at konsultere SKATs hjemmeside for de seneste opdateringer og søg professionel rådgivning, hvis du er i tvivl om specifikke situationer.